HighGround stroomlijnt digitale werkplek GO! Antwerpen
GO! Antwerpen treedt op als centrale dienst voor meer dan 50 scholen in het centrum en noorden van Antwerpen. Met centrale diensten zoals HR, ICT, Communicatie, Infrastructuur en andere die samenwerken met allerhande partijen, is hun digitale werkruimte van cruciaal belang. Om dit aan te pakken wendden ze zich tot HighGround voor de nodige begeleiding.
Uitdaging
GO! Antwerpen stond voor een unieke reeks uitdagingen:
Gedecentraliseerde structuur: Als centrale dienst voor meer dan 50 scholen in heel Antwerpen had GO! Antwerpen hulp nodig om de communicatie en samenwerking tussen haar zes afdelingen te stroomlijnen binnen het Google Ecosysteem.
Potentieel voor groei: Medewerkers toonden toewijding aan vertrouwde werkwijzen. Door hen te ondersteunen bij het omarmen van nieuwe technologieën en werkwijzen, konden ze hun vaardigheden verder ontwikkelen en de algehele efficiëntie verbeteren.
Kansen voor procesoptimalisatie: Door het implementeren van een gestructureerde aanpak voor procesanalyse en optimalisatie, kan de organisatie haar werkstromen verder stroomlijnen en de algehele productiviteit verbeteren.
Het primaire doel was duidelijk: naadloze interne samenwerking en veilige externe informatiedeling bevorderen en tegelijkertijd potentiële problemen met rechtenbeheer aanpakken.
Onze aanpak
HighGround gebruikte de bewezen Google Succes Methodologie om GO! Antwerpen te begeleiden doorheen een transformatietraject in vier fasen:
Door deze 4 afgelijnde fases kunnen we stapsgewijs de organisatie helpen om de adoptie te versterken. Bovenop de verankering van Google Workspace binnen de organisatie spenderen we binnen de methodiek ook tijd aan procesoptimalisatie en hoe dit telkens aan te pakken.
Google Success Methodologie
Project
Project Inventarisatie: We begonnen met het verkrijgen van een uitgebreid inzicht in het bestaande technologische landschap van GO! Antwerpen en de behoeften van haar stakeholders. Hiervoor voerden we diepgaande gesprekken en voerden we een grondige audit uit.
Uitwerking (Volgens methodiek):
Voorbereiding & Implementatie: De eerste fasen waren gericht op het verkrijgen van organisatiebrede buy-in. Er werd een speciaal transitieteam gevormd om een gedeelde visie te ontwikkelen. Er werden technische aanpassingen doorgevoerd op basis van de auditbevindingen en het personeel kreeg training op maat. Ter afsluiting van deze fase hebben we een diepgaande duik genomen in de operationele processen van de organisatie.
Ontwikkeling van vaardigheden: In deze fase stelden we het transitieteam en de bredere organisatie in staat om eigenaarschap te nemen van de voortdurende transformatie. Terwijl de vorige fasen zich concentreerden op het Google ecosysteem, verruimden we hier ons toepassingsgebied naar bijkomende tools, werkmethodologieën en strategieën voor een betere samenwerking.
Verankering: Om de duurzaamheid van de veranderingen te garanderen, rustten we GO! Antwerpen uit met sjablonen, handleidingen en checklists om een gestructureerd en continu verbeteringsproces te vergemakkelijken.
Resultaat
De resultaten van deze gezamenlijke reis waren opmerkelijk:
Toegenomen gebruik van Google Workspace: Trainingsprogramma's leidden tot een meetbare toename in het gebruik van verschillende Google Workspace-toepassingen binnen de organisatie.
Verbeterde samenwerking: De implementatie van een nieuwe Google Drive-structuur verbetert de efficiëntie en effectiviteit van teamwerk aanzienlijk, zowel binnen als buiten de organisatie.
Future-Ready fundament: GO! Antwerpen is nu goed uitgerust om haar digitale transformatie voort te zetten, gewapend met de tools en kennis om zich aan te passen en te gedijen in een snel evoluerend digitaal landschap.
